Jak zorganizovat firemní akci v Řecku pro 50 až 100 lidí

Organizace firemní akce v zahraničí pro 50 až 100 lidí už není jen o výběru hotelu a několika aktivit.

Potřebujete propojit cestování, ubytování, dopravu, stravování, pracovní část, program, komunikaci s účastníky, dodavatele i samotnou koordinaci na místě.

A čím větší skupina, tím důležitější je, aby všechny části fungovaly dohromady.

Pokud plánujete firemní akci, konferenci, teambuilding, company retreat nebo incentivní cestu v Řecku, nezačínejte výběrem hotelu.

Nejdřív si ujasněte základní informace o akci

Než začnete hledat destinaci, hotel nebo program, potřebujete mít jasno v několika základních věcech:

• Jaký je cíl akce?

• Kolik lidí přibližně přijede?

• Jaký je termín a kolik nocí má pobyt trvat?

• Odkud budou účastníci cestovat?

• Co bude platit firma a co si případně hradí účastníci sami?

• Jaký poměr pracovního a zážitkového programu očekáváte?

• Potřebujete konferenční prostory, produkci nebo techniku?

• Jaký máte orientační rozpočet?

• Máte už vybranou destinaci, nebo jste otevření doporučení?

Nemusíte mít všechno rozhodnuté do detailu.

Stačí znát základní rámec, podle kterého se dá začít hledat reálné řešení.

To platí bez ohledu na to, jestli si chcete firemní akci v Řecku organizovat sami, nebo využijete eventovou agenturu či DMC.

1. Začněte tím, čeho chcete akcí dosáhnout

Nejdřív si položte jednoduchou otázku:

Čeho chceme plánovanou akcí dosáhnout?

Cíle mohou být velmi rozdílné.

Můžete chtít například:

• stmelit tým,

• posílit vztahy mezi kolegy,

• odměnit zaměstnance nebo obchodní partnery,

• vytvořit prostor pro neformální networking,

• vyřešit důležité strategické téma,

• dostat management mimo každodenní operativu,

• představit zaměstnancům nový směr firmy,

• předat důležité informace větší skupině lidí,

• nebo propojit pracovní část se společným zážitkem.

Teprve podle cíle dává smysl vybírat konkrétní formát akce.

Pro posílení vztahů v týmu může fungovat teambuilding nebo company retreat. Pro odměnu zaměstnanců incentivní cesta. Pro důležitá rozhodnutí strategický offsite. A pokud potřebujete předat informace větší skupině, může být vhodnější konference nebo firemní meeting.

Jedna akce samozřejmě může kombinovat několik cílů zároveň.

Důležité je vědět, co má být po návratu jinak.

Od toho se pak odvíjí destinace, délka pobytu, hotel, poměr práce a zážitků, program i výsledný rozpočet.

2. Ujasněte si, kdo co platí

Tohle je jedna z prvních praktických věcí, které je potřeba rozhodnout.

Firma může hradit kompletně:

• cestu,

• hotel,

• transfery,

• stravu,

• program,

• aktivity,

• i další služby.
  

Ale nemusí.

Běžně fungují také varianty, kdy si účastníci sami platí letenky a firma hradí hotel a program. Nebo si mohou lidé hradit cestu i ubytování a firma zaplatí pouze samotnou firemní část pobytu.

Žádná varianta není univerzálně správná.

Důležité je rozhodnout ji včas, protože platební model ovlivňuje rezervace, smlouvy, platby i komunikaci s účastníky.

3. Počet účastníků není automaticky počet pokojů

Pokud na akci přijede 80 lidí, neznamená to automaticky, že potřebujete 80 pokojů.

Můžete potřebovat například:

• 80 jednolůžkových pokojů,

• 40 dvoulůžkových pokojů,

• kombinaci single a twin rooms,

• pokoje navíc pro organizátory,

• nebo samostatné pokoje pro speakery a VIP hosty.
  

Rozdíl mezi 40 a 80 pokoji může zásadně změnit cenu i výběr hotelů, které připadají v úvahu.

Proto je dobré už na začátku znát alespoň orientační rooming setup.

Pokud si navíc účastníci hradí ubytování sami, lze s hotelem někdy vytvořit room block – předem rezervovanou kapacitu pokojů pro vaši skupinu.

Hotel může následně vytvořit vlastní rezervační link, přes který si účastníci pokoj sami vyberou a zaplatí.

To firmě výrazně zjednoduší administrativu.

Právě tady dokáže zkušená eventová agentura nebo DMC pomoct nejen s výběrem vhodného hotelu, ale také s vyjednáním podmínek, nastavením room blocku a samotnou komunikací s hotelem.

4. Vyberte správnou destinaci v Řecku

Nejhezčí destinace nemusí být automaticky nejlepší destinací pro skupinu 80 lidí.

Při výběru je potřeba zohlednit například:

• termín,

• sezónnost,

• dostupnost přímých letů,

• odkud účastníci cestují,

• velikost skupiny,

• cíl akce,

• požadovaný program,

• dostupnost vhodných hotelů,

• dopravu,

• a rozpočet.
  

Athény nebo Thessaloniki mohou být velmi praktické pro konferenci nebo pracovní event díky leteckému spojení, infrastruktuře a celoročnímu provozu.

Řecký ostrov může být naopak vhodnější pro company retreat nebo incentivní cestu, kde je větší důraz na zážitky a společný čas mimo pracovní prostředí.

Velkou roli hraje také termín.

To, co výborně funguje v Athénách v březnu, nemusí dávat smysl na sezónním ostrově. Stejně tak se výrazně mění ceny, dostupnost hotelů a možnosti programu mezi květnem, červencem a říjnem.

Právě při výběru destinace je lokální znalost jednou z největších výhod eventové agentury nebo DMC v Řecku.

Nejenže zná jednotlivé destinace, ale dokáže doporučit, co je realistické právě pro váš termín, skupinu a program.

5. Hotel vybírejte podle celého programu, ne jen podle pokojů

U firemní skupiny 50 až 100 lidí hotel většinou není jen místo na spaní.

Často se stává základnou celé akce.

Proto byste měli řešit nejen počet pokojů, ale také:

• konferenční a meetingové prostory,

• technické vybavení,

• možnosti stravování,

• společné prostory,

• skupinový check-in,

• přístup pro autobusy,

• vzdálenost od letiště,

• restaurace a aktivity v okolí,

• možnosti room blocku,

• a způsob rezervace pokojů.
  

Pokud je součástí eventu pracovní část, bývá velmi praktické mít konferenční prostor přímo v hotelu.

Ušetříte tím čas, další transfery i organizační kroky.

6. U větší skupiny minimalizujte přesuny

U 50 až 100 lidí je každý přesun logistická operace.

Nestačí jednoduše objednat autobus.

Musíte řešit:

• kolik vozidel potřebujete,

• odkud a kdy odjíždějí,

• kdo kontroluje, že jsou všichni na místě,

• co se děje při zpoždění,

• kde mohou autobusy zastavit,

• zda má venue vhodný přístup,

• a jak transfer navazuje na další část programu.
  

Proto se vyplatí skládat akci tak, aby bylo co nejvíce věcí na jednom místě nebo alespoň v pěší vzdálenosti.

Méně přesunů znamená nižší náklady, méně čekání a menší riziko, že se začne celý harmonogram posouvat.

7. Letištní transfery plánujte podle skutečných příjezdů

U mezinárodních skupin často nepřijedou všichni jedním letem.

Někdo přiletí ráno, někdo večer a účastníci mohou cestovat z několika různých zemí.

Je proto potřeba znát:

• odkud lidé cestují,

• na jaké letiště přilétají,

• kdy mají přílet,

• zda má smysl čekat na další účastníky,

• a kdy je lepší poslat samostatný transfer.

U větších skupin se běžně kombinuje autobus, minibus i individuální transfer.

Čím přesnější data o účastnících máte, tím efektivněji lze dopravu poskládat.

8. Management účastníků je samostatná část projektu

U 50 až 100 lidí už nestačí poslat jeden informační e-mail.

Potřebujete mít přehled o tom:

• kdo skutečně přijede,

• kdy přiletí,

• kdy odlétá,

• kde bude bydlet,

• s kým případně sdílí pokoj,

• zda má dietní omezení,

• zda má speciální požadavky,

• a kterých částí programu se účastní.

Často proto dává smysl vytvořit:

• registrační formulář,

• jednoduchou eventovou webovou stránku,

• nebo eventovou aplikaci.
  

Účastníci na jednom místě najdou program, transfery, praktické informace, kontakty nebo dress code.

Organizátor má naopak přehled o lidech, jejich cestování a individuálních požadavcích.

I tuto část může převzít eventová agentura.

9. Promyslete stravování jako součást programu

U 80 lidí nelze jídlo řešit stejně jako u malé skupiny.

Potřebujete vědět:

• kdo stravování platí,

• co je zahrnuté v hotelu,

• které obědy a večeře budou společné,

• které restaurace zvládnou celou skupinu,

• jak budete řešit alergie a dietní omezení,

• a jestli chcete stravování propojit s další částí programu.
  

Záleží také na délce celé akce.

U jednodenního nebo krátkého dvoudenního eventu může být nejpraktičtější využívat převážně hotel nebo jedno hlavní venue. Minimalizujete tím přesuny a celá organizace je jednodušší.

U vícedenního pobytu naopak často dává smysl místa střídat. Jedna večeře může být v hotelu, další v lokální restauraci a jiná může být součástí zážitkového programu.

Jídlo tak nemusí být jen logistická položka. Může být jednou ze součástí samotného zážitku z firemní cesty.

10. U konference počítejte s produkcí a technikou

Pokud plánujete konferenci, prezentace nebo pracovní meeting, samotná místnost často nestačí.

Můžete potřebovat:

• obrazovky nebo projektory,

• mikrofony,

• ozvučení,

• stage,

• technika,

• kvalitní Wi-Fi,

• branding prostoru,

• navigaci,

• tisk materiálů,

• fotografa,

• videografa,

• nebo tvorbu contentu z akce.
  

Čím dříve jsou tyto požadavky součástí plánování, tím přesnější bude výsledný rozpočet a tím menší je riziko nepříjemných překvapení těsně před akcí.

11. Myslete také na příjezd a registraci hostů

Po příjezdu skupiny často dává smysl vytvořit centrální registrační místo.

Můžete zde mít:

• hostesku nebo koordinátora,

• seznam účastníků,

• jmenovky,

• welcome pack,

• dárky,

• informace o programu,

• nebo pomoc s hotelovým check-inem.
  

U větší skupiny je dobré, když každý po příjezdu okamžitě ví, kam má jít, kde najde informace a co ho čeká dál.

12. Teprve potom začněte poptávat konkrétní služby

Jakmile znáte základní parametry akce, můžete začít porovnávat konkrétní možnosti.

Hotel vám pošle jednu nabídku.

Transferová společnost druhou.

Produkční firma třetí.

Restaurace čtvrtou.

Dodavatel aktivit pátou.

A právě v této chvíli se začne vaše původní představa potkávat s realitou.

Může se ukázat, že:

• vybraný hotel nemá dost pokojů,

• rozpočet nevychází,

• určité venue je logisticky nevhodné,

• plánujete příliš mnoho transferů,

• nebo zvolená destinace v daném termínu nedává smysl.
  

Pak začínáte hledat alternativy – jiný hotel, jiné datum, jinou destinaci, jiný program nebo jiný způsob rozdělení pokojů.

Co si lidé z firemní akce skutečně zapamatují?

Při plánování větší firemní akce je snadné soustředit se hlavně na hotely, transfery, pokoje, harmonogram a produkci.

Podle naší zkušenosti ale účastníci nakonec hodnotí úspěšnost celé akce hlavně podle dvou věcí.

1. Jak se během celé cesty cítili a jestli se dobře bavili

Nejde jen o to, jestli byl v programu boat trip, teambuildingová aktivita nebo jiný zážitek.

Důležitá je celková atmosféra akce.

Jestli měli lidé prostor být spolu, bavit se i neformálně, jestli program nebyl zbytečně přeplněný a jestli celý pobyt působil přirozeně a pohodově.

Právě tyto momenty často nejvíc pomáhají budovat vztahy v týmu.

Dobře navržený program proto neznamená zaplnit každou volnou minutu.

Stejně důležitý může být prostor na společnou večeři, drink, spontánní konverzaci nebo chvíli, kdy se lidé jednoduše baví mezi sebou.

2. Jaké bylo jídlo

Dobré jídlo dokáže výrazně ovlivnit celkový dojem z celé akce.

Společná večeře v příjemném prostředí, dobře vybraná lokální restaurace nebo gastronomický zážitek mohou být nakonec jedním z momentů, na které budou lidé vzpomínat nejdéle.

Proto se při plánování nevyplatí řešit pouze logistiku a množství aktivit.

Dobrý firemní event není ten, kde je každá minuta programu zaplněná. Je to akce, kde se lidé cítí dobře, mají prostor být spolu a odjíždějí s pocitem, že si celý pobyt opravdu užili.

Právě atmosféra a gastronomie jsou proto podle naší zkušenosti dvě oblasti, do kterých se vyplatí investovat pozornost i rozpočet.

Můžete mít perfektní hotel, bezchybnou logistiku a nabitý program. Pokud se ale lidé dobře nebavili nebo nebyli spokojení s jídlem, právě to si z akce pravděpodobně odnesou.

Organizovat sami, nebo využít eventovou agenturu či DMC?

V této chvíli máte v zásadě dvě možnosti.

Varianta 1: vše si organizujete sami

Jde to.

Musíte ale počítat s tím, že sami budete:

• hledat vhodné dodavatele,

• porovnávat jejich nabídky,

• zjišťovat, kdo je spolehlivý,

• komunikovat s hotely,

• řešit room block a rozdělení pokojů,

• vyjednávat podmínky,

• uzavírat jednotlivé smlouvy,

• hlídat zálohy a termíny,

• koordinovat dopravu,

• spravovat účastníky,

• komunikovat s celou skupinou,

• kontrolovat návaznosti,

• a během samotné akce řešit případné změny a problémy.
  

A to všechno v prostředí, které nemusíte znát.

Nezapomeňte započítat také čas vašeho týmu

Při porovnávání variant není fér dívat se jen na cenu dodavatelů a případný poplatek agentuře.

Do skutečných nákladů patří také čas lidí ve vaší firmě.

Pokud HR, marketing, office management nebo jiný člen týmu několik měsíců komunikuje s hotely, transferovými společnostmi, restauracemi a dalšími dodavateli, i tento čas má svou cenu.

U akce pro 50 až 100 lidí mohou jít o desítky až stovky hodin práce.

Varianta 2: využijete lokální eventovou agenturu nebo DMC

Agentura samozřejmě také něco stojí.

Neznamená to ale automaticky, že vás celý event vyjde dráž.

Lokální partner může díky znalosti trhu, zkušenostem a kontaktům ušetřit čas, omezit chybná rozhodnutí a v některých případech najít i ekonomicky výhodnější řešení.

Nemusíte mít celý event dopředu vymyšlený

Tohle je jedna z největších výhod spolupráce se zkušenou agenturou.

Pokud firemní akce neorganizujete pravidelně, může být těžké vůbec vědět, co všechno je potřeba řešit, jak program poskládat a které varianty dávají smysl.

Agentura tyto projekty řeší opakovaně.

Má zkušenosti z předchozích akcí, ví, co funguje, kde typicky vznikají problémy a jak jsou jednotlivé části projektu nejlépe nastavené.

Nemusíte proto přicházet s hotovým plánem.

Často stačí znát:

• cíl akce,

• počet lidí,

• termín a počet nocí,

• odkud lidé cestují,

• základní představu o programu,

• kdo co platí,

• a orientační rozpočet.

Na základě těchto informací může agentura sama navrhnout vhodnou destinaci, typ hotelu, strukturu programu, dopravu, stravování i celý koncept akce.

Neplatíte tedy jen za to, že někdo osloví hotel a objedná autobus.

Velká část hodnoty agentury spočívá v tom, že nemusíte celý projekt vymýšlet od nuly sami.

Zná místní trh

Agentura nemusí začínat hledáním na Googlu.

Ví, které hotely, venue, restaurace a dodavatelé jsou vhodní pro skupinu 50, 80 nebo 100 lidí a která řešení se osvědčila u podobných projektů.

Pomůže vybrat správnou destinaci a termín

Dokáže zohlednit leteckou dostupnost, sezónnost, ceny, kapacity hotelů i možnosti programu.

Ví, co dává smysl v březnu, co v červnu a co například v říjnu.

Stejně tak může upozornit, že lokalita, která na první pohled vypadá atraktivně, není pro danou velikost skupiny nebo období praktická.

Umí pracovat s hotelovou kapacitou a pokoji

Agentura může ověřit skutečnou dostupnost, vyjednat room block, navrhnout vhodnou kombinaci single a twin rooms nebo nastavit rezervace pro účastníky, kteří si pokoj platí sami.

Dokáže také doporučit, jak rooming nastavit tak, aby dával smysl finančně i organizačně.

80 účastníků totiž může znamenat 40 pokojů, ale také 80 – a rozdíl může zásadně ovlivnit výběr hotelu i rozpočet celé akce.

Dokáže posoudit ceny a doporučit alternativy

Pokud neznáte místní trh, těžko poznáte, zda nabídka odpovídá běžným podmínkám.

Lokální partner ji dokáže porovnat a případně doporučit jiné řešení.

A protože má zkušenosti z dalších projektů, často také ví, kde má smysl investovat více a kde je naopak možné ušetřit bez negativního dopadu na celou akci.

Má ověřené dodavatele

Nemusíte sami zjišťovat, kdo skutečně přijede včas, zvládne skupinu 80 lidí nebo dokáže reagovat na změnu na poslední chvíli.

Agentura už vychází ze zkušeností a z ověřené sítě partnerů.

Šetří váš čas

Místo toho, abyste sami několik týdnů hledali možnosti, poptávali dodavatele a zjišťovali, co je vůbec reálné, dostanete několik doporučených variant.

Místo komunikace s několika různými dodavateli potom komunikujete s jedním partnerem.

To, nad čím by interní tým mohl strávit desítky hodin hledání a porovnávání, dokáže zkušená agentura díky předchozí praxi výrazně zrychlit.

Přebírá koordinaci a odpovědnost

Pokud vše organizujete sami, jste také vy tím, kdo musí zajistit, aby na sebe hotel, transfery, restaurace, program, produkce a další služby navazovaly.

S jedním lokálním partnerem má celý projekt jasného koordinátora.

Může být fyzicky tam, kde vy nejste

Ještě před akcí může agentura:

• navštívit hotel,

• udělat obhlídku venue,

• zkontrolovat lokaci,

• setkat se s dodavateli,

• ověřit trasu transferu,

• nebo prověřit konkrétní variantu programu.
  

Nemusíte kvůli každému rozhodnutí cestovat do Řecka sami.

A má připravený plán B

V Řecku se velká část programu odehrává venku.

Boat trip, beach event, rooftop dinner nebo jiná outdoorová aktivita mohou být skvělé – dokud se nezmění počasí.

U skupiny 80 lidí není možné v den akce začít od nuly hledat náhradní program.

Lokální agentura zná alternativy, má další kontakty a ví, co lze v konkrétní lokalitě rychle zorganizovat.

A právě v krizové situaci se lokální znalost a zkušenosti často projeví nejvíc.

Je tedy agentura dražší?

Nejjednodušší odpověď je: záleží na projektu.

Agentura má samozřejmě svou cenu.

Na druhou stranu je potřeba porovnávat skutečné celkové náklady.

Tedy nejen cenu hotelu, dopravy a programu, ale také:

• interní čas vašeho týmu,

• čas strávený hledáním a porovnáváním dodavatelů,

• případně horší vyjednávací pozici,

• nevhodně zvolenou destinaci nebo hotel,

• zbytečné transfery,

• organizační chyby,

• a riziko problémů během samotné realizace.
  

Dobrý lokální partner nemusí být automaticky levnější ve všech položkách.

Může ale výrazně snížit časovou náročnost, organizační riziko a množství práce na vaší straně.

A u skupiny 50 až 100 lidí může být právě to jedna z největších úspor.

Kdy bychom u firemní akce v Řecku agenturu doporučili?

U malé skupiny a jednoduchého programu může dávat smysl zvládnout organizaci vlastními silami.

U skupiny 50 až 100 lidí v zahraničí už ale lokálního partnera doporučujeme minimálně zvážit.

Obzvlášť pokud:

• lidé přijíždějí z více zemí,

• řešíte větší počet hotelových pokojů,

• potřebujete konferenční prostory,

• máte několik transferů,

• součástí je produkce nebo branding,

• plánujete více míst nebo aktivit,

• potřebujete attendee management,

• je součástí programu outdoorová aktivita,

• nebo ve firmě nemáte člověka, který se může organizaci několik měsíců intenzivně věnovat.
  
  

Plánujete firemní akci v Řecku pro 50 až 100 lidí?

Nemusíte mít hotový celý plán.

Stačí nám poslat základní informace:

• cíl akce,

• přibližný počet účastníků,

• termín,

• počet nocí,

• odkud lidé cestují,

• co má být součástí pobytu,

• kdo bude jednotlivé části hradit,

• a orientační rozpočet.
  

Na základě toho můžeme doporučit vhodnou destinaci, hotel, program i celkovou logistiku.

Vy nám řeknete, čeho chcete akcí dosáhnout. My zařídíme všechno ostatní.